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Optimiser sa productivité et celle de son équipe

Ce n’est pas un secret : la productivité, c’est la clé d’une boîte qui se porte bien. Et pour anticiper les haters du coin, je précise tout de suite ma vision de la productivité : à l’opposé de l’idée d’essorer son équipe du matin au soir pour obtenir le plus possible, la productivité est pour moi une affaire d’alignement entre le rythme de chacun et les tâches à réaliser. Et pour optimiser ça, il faut un peu plus qu’un webinaire et du Club Maté. Explications.

À l’heure où j’écris ce post, je sais qu’il n’y a rien a tirer de moi en termes de production graphique (ce qui en passant est mon job de base). Du coup, plutôt que de forcer le truc et de générer de la frustration et du travail médiocre, j’écris ce post et j’explore les 40000 onglets Chrome ouverts depuis quelques jours. Mais avant d’en arriver là, d’observer le fait que 16-18h soit mon créneau « rien à en tirer côté prod » et de l’accepter, il a fallu un peu de temps. Et des tests qui m’ont prouvé que oui, sur ce créneau il ne fallait vraiment pas que je me force.

Ceux qui connaissent Fantassin savent que : 1. La productivité est un élément relatif à notre organisation « chaotic good » ; 2. Le facteur humain est essentiel dans notre conception de la boîte.

Du coup, pour optimiser notre productivité on s’est dit que ce serait malin de faire le point sur les profils de chacun : on a donc organisé un atelier interne sur le sujet. Atelier qu’on a d’ailleurs renouvelé quelques mois après, avec les nouveaux arrivants et un peu de recul. L’objectif était de desceller, pour chacun d’entre nous, quels moments de la journée sont les plus ou moins productifs, afin d’organiser le travail en fonction.

L’équipe au travail lors du tout premier atelier, en mai 2019

L’atelier se déroule en deux temps, pour deux référentiels temporels.

Phase 1 : les journées type.

Sur la base d’un document de travail, l’idée est de préciser à chaque heure de la journée (de 6h à 23h) son niveaux de forme (sur 5) et son état émotionnel (notamment grâce à une roue des émotions). On obtient ensuite une courbe journalière très parlante.

Je précise qu’il est intéressant de soumettre ce document de travail à l’équipe en amont, afin que chacun puisse être attentif à ses journées.

En complément, chaque participant indique sur cette fiche les tâches type qu’il effectue dans son quotidien et les unité de temps correspondantes (heure, demi-journée, journée, ou plus). Je vous passe deux-trois autres détails de cette première fiche : rien qu’avec ces infos, on a de quoi faire chauffer les cervelles.

La courbe journalière de Tonton

Premier apprentissage : après une présentation de toutes les fiches par les participants, chaque membre de l’équipe prend conscience du rythme de ses collègues. On comprend donc pourquoi untel fait la gueule après manger, ou pourquoi machin part dans tous les sens vers 17h. En associant ces observations aux tâches type de chacun, on est capable de mieux organiser les journées et de profiter des meilleurs moments de chacun. Pour les moments correspondant aux courbes faibles, on favorisera donc des tâches non importantes ou en tout cas des trucs qu’il ne faut pas planter.

Phase 2 : le projet type.

Changement d’échelle de temps, mais même principe. Sur ce deuxième document de travail, on a travaillé sur un découpage générique de nos projets (de la chasse à la maintenance d’un site, en passant par la négo, la production graphique, technique, etc.).

On répète donc l’exercice précédant en indiquant pour chaque étape projet, le niveau de forme (sur 5) et l’état émotionnel. On ajoute également un espace dédié aux préoccupations liées à chaque phase du projet. Enfin, on complète l’étude avec la précision des besoins lors de chaque étape : de quoi ai-je besoin pour commencer le job, le terminer, et passer à la suite. Petit bonus, étant donné que tous les profils ne participent pas à toutes les étapes du projet, chacun peut indiquer les phases auxquelles il aimerait participer et expliquer pourquoi.

La courbe projet de Tonton

Grâce à cela, on en apprend encore plus sur nous-même :

  • certains d’entre nous participent du début à la fin des projets (mimimum 3 mois pour un projet) : on comprend donc mieux les fatigues/impatiences de fin de projet ;
  • certains d’entre nous souhaiteraient participer à des étapes du projet insoupçonnées : pour apprendre ou pour avoir des clés de compréhension du projet au global ;
  • personne n’aime les 20 derniers pourcents d’un projet : on a donc besoin de solidarité et de soutien lors de ces étapes !
  • chaque membre de l’équipe a des préoccupations spécifiques liées à son métier où à son rôle dans l’organisation : cette information étant maintenant partagée, on peut mieux agir collectivement.

Je vous passe tous les autres trucs qu’on a appris, mais c’est énorme. Bien sûr, l’étape suivante est d’exploiter cette étude et d’intégrer les apprentissages dans nos process et notre quotidien. Puis de mesurer.
Ça prend du temps, mais on y va petit à petit. De l’itératif, et du mouvement : c’est ça la clé.

Si la méthode vous inspire, je ne peux que vous inciter à vous lancer dans l’exercice. Et si vous galérez, Tonton n’est jamais loin !